ANS-Online

Afgelopen januari kwam een vernietigend rapport uit dat de Bètafaculteit op zijn grondvesten deed schudden. De beruchte Rapportage onderzoek werking planning & controlcyclus FNWI, beter bekend als Rapport Berenschot, legde de bestuurlijke chaos die de Bètafaculteit heette bloot.

Het rapport bevatte een schokkende opsomming aan bestuurlijke dwalingen: eenmaal genomen bestuursbeslissingen werden herroepen, begrotingen werden zonder voldoende onderbouwing of overleg vastgesteld, instituten werden niet op de hoogte gehouden van hun resterend budget en het personeelsbeleid was een drama. Onderzoeksbureau Berenschot stelde vast: ‘Er wordt op geen enkele wijze een relatie gelegd tussen visie, missie, strategie en begroting.’ De faculteit stond op de rand van de afgrond en het kompas leek zoek. Berenschot: ‘Men ervaart dat het beter kan sturen op een negatief financieel resultaat, omdat het verleden leert dat compensatie hiervan mogelijk is.’ Om te peilen hoe het er nu voorstaat op de Bètafaculteit sprak ANS met Arno Geurtsen, mede-auteur van het rapport en inmiddels directeur bedrijfsvoering op de faculteit.

Geurtsen probeert de cultuur radicaal om te gooien, al spreekt hij zelf niet van een cultuuromslag. ‘Dat is een te moeilijk woord. Ik zeg afspraak is afspraak en daar houden we ons aan. Als ik heb gezegd dat er een begroting is per 1 oktober dan is die er ook. Ook moet er structuur worden aangebracht, dingen moeten niet “tussendoor” geregeld worden. Als gemaakte afspraken niet zouden worden vastgelegd zou ik ook niet meer precies weten wat er is besloten, er zijn zoveel vergaderingen.’ Wat is er dan precies veranderd? ‘Om te beginnen hadden we een mazzeltje. De beleidsbrief vanuit het College van Bestuur liet op zich wachten, waardoor we een zelfstandige beleidsbrief konden opstellen. Daarin stond dat instituten zelf een begroting moesten maken op basis van hun taakstelling. Vervolgens hebben we gesprekken gevoerd met de betrokkenen en het geld zo rechtvaardig mogelijk verdeeld. Omdat nu niet wij, maar de instituten zelf de begroting opstellen is daar geen oorlog meer over. Daarnaast worden meer verantwoordelijkheden overgedragen naar de instituutsdirecteuren, die kunnen nu zelf mensen aannemen en dingen bestellen.’

Hoe kunnen de begrotingen nu opeens wel sluitend zijn? ‘Tsja, dat is de grote verdwijntruc’, lacht Geurtsen. ‘Het is moeilijk te begrijpen. Er wordt kritisch gekeken naar alle uitgaven. Personeelsaanvragen worden onder de loep genomen, maar vooral op materieel wordt bezuinigd.’ Zoals de Bètafaculteit betaamd worden nu ook de getallen goed doorgelicht. ‘Als je een prognose maakt moet je geen dingen uit je duim zuigen. Dat is geen prognose, dat is in je glazen bol kijken.’ De dienst Financiën en Economische Zaken (FEZ), vroeger verantwoordelijk voor vage getallen, is volgens Geurtsen nu in staat degelijke cijfers uit te draaien. Ondanks twee extra mensen en een hoofd en enkele interim-medewerkers die gestopt zijn, is FEZ volgens Geurtsen niet op de schop genomen. ‘Als het niet goed draait is de normale reactie om er mensen bij te halen. Ik heb vaker gezien dat er onzorgvuldig met mensen wordt omgegaan terwijl er diamanten rondlopen. Het klinkt soft, maar het enige wat je hoeft te doen is deze op te poetsen. In plaats daarvan zet men er vaak een interim tegenaan. Dat is helemaal niet nodig. Ik ben besteld om dingen voor elkaar te krijgen, niet om de boel op de kop te zetten.’

Bij het personeelsbeleid wordt echter nog wel gebruik gemaakt van door de mangel gehaalde bureaucratische formulieren. ‘Verschil is alleen dat er geen discussie over is. Het administratieve verhaal is versimpeld. Er is geen getouwtrek tussen alle bestuurslagen meer. Dat circus is afgelopen. Daar wordt je nodeloos mistroostig van. Volgend jaar worden nieuwe regels vastgesteld.’

Wanneer is de Bètafaculteit weer helemaal op orde? ‘Dat gaat nooit gebeuren. Deze faculteit is een wetenschappelijk instituut. Er moet ruimte zijn om dingen te regelen en voor een beetje zelfstandigheid. We zijn geen koekjesfabriek. Het bestuur moet zorgen dat alles op orde is, en vervolgens moeten we af en toe even de andere kant op kijken, maar wel in de wetenschap dat er geen gekke dingen gebeuren. Innovatie laat zich niet dichttimmeren. Je moet mensen de ruimte bieden om een keer een half uurtje, of een uur, of een dag, of een week, met de benen op tafel gaan zitten en goed gaan nadenken. Je kunt niet zeggen “u heeft voortaan elke tien minuten een creatief idee”.’

Zaken die veranderd zijn op de Bèta:

- Instituten hebben hun begroting eigen begroting opgesteld.

- Gezond financieel beleid wordt beloond. Als winst mag wordt gemaakt mag dat in een reservefonds worden gestopt, als er verlies wordt gedraaid moet dat worden terugbetaald.

- Tijdelijk worden tekorten geaccepteerd zodat er niet geforceerd hoeft te worden gesneden. Er wordt gewerkt aan een nieuw bekostigingsmodel.

- Er wordt meer vertrouwen gesteld in de instituutsdirecteuren. Zij mogen vanaf 2010 zelf mensen aannemen en uitgaven doen zonder telkens langs het faculteitsbestuur te hoeven gaan. Spelregels worden hiertoe opgesteld

- Elke budgethouder wordt maandelijks op de hoogte gehouden hoeveel geld hij nog over heeft.

- De bureaucratische formulieren waarmee een loopgravenoorlog tussen faculteitsbestuur en directeuren werd uitgevochten bestaan nog, maar worden nu primair gecontroleerd door de afdeling Financiën en Economische zaken en de afdeling Personeel & Organisatie.

- Apart gezet geld wordt niet meer rücksichtslos afgeroomd, zodat mensen erop kunnen vertrouwen dat zij geld beschikbaar hebben als dat eerder is afgesproken.